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Automatisierung

Automatisierungen übernehmen wiederkehrende Abläufe für dich. Sie starten zu einer bestimmten Zeit oder reagieren auf ein Ereignis und führen dann automatisch eine vorher festgelegte Aktion aus.

Je nach Bereich heißt der Menüpunkt im AI HUB auch Automationen. Gemeint ist dieselbe Idee: wiederkehrende Abläufe zuverlässig ausführen, ohne sie jedes Mal neu anzustoßen.

Im AI HUB sind sie meist an einen Assistenten oder eine Gruppe gebunden. Damit laufen sie nicht losgelöst vom Kontext, sondern dort, wo Wissen, Aufgaben und Zuständigkeiten bereits gepflegt werden.

Du findest sie in der Regel in den Einstellungen eines Assistenten oder eines gemeinsamen Bereichs. Ob der Punkt sichtbar ist, hängt vom Kontext, eurer Freischaltung und deiner Rolle ab.

Typische Einsatzfälle

  • tägliche oder wöchentliche Erinnerungen
  • Benachrichtigungen bei bestimmten Vorgängen
  • wiederkehrende Prüfungen oder Statusmeldungen
  • Folgeaktionen nach einem festen Auslöser
  • Aufgaben automatisch anlegen oder weitergeben
  • regelmäßige Zusammenfassungen oder Vorbereitungen für den Arbeitstag

Woraus eine Automation besteht

Eine Automation ist im Kern ein WHEN / IF / THEN-Baustein:

  1. Auslöser (WHEN): Wann soll sie starten?
  2. Bedingung (IF, optional): Unter welchen Umständen soll sie wirklich laufen?
  3. Aktion (THEN): Was soll dann passieren?

Zusätzlich gibt es zwei weitere Bausteine, die im Dialog wichtig sind:

  1. Allgemein: Name, Beschreibung, Aktiv/Deaktiviert, Zuordnung zu einem Workflow
  2. Zuverlässigkeit: Was bei Wiederholungen, Überschneidungen oder Fehlern passieren soll

Im Bearbeitungsdialog sind die Bereiche in genau dieser Logik angeordnet.

Workflows und Automationen (Kurzüberblick)

  • Workflow: Ein Container, der zusammenhängende Automationen bündelt (z. B. „Rechnungen“, „Onboarding“).
  • Automation: Die einzelne Regel (Trigger → optional Bedingung → Aktion).
  • Kette: Automationen können auf Erfolg oder Fehler einer anderen Automation folgen.

Mehr dazu und Screenshots der Oberfläche: Workflows und Oberfläche.

Themen in dieser Sektion

Wenn du den Menüpunkt Automationen nicht siehst, prüfe zuerst, ob du im richtigen Assistenten- oder Gruppenkontext arbeitest. Fehlt er dort ebenfalls, liegt das meist an deiner Rolle oder daran, dass die Funktion in eurem Setup nicht aktiviert ist.