Zugriffsfilter (Permission Filter)¶

Mit einem Zugriffsfilter kannst du festlegen, welche Inhalte eine Person oder Gruppe innerhalb eines Spaces sehen darf. Er ergänzt die normale Mitgliedschaft und Rolle um eine fachliche Einschränkung.

Das ist hilfreich, wenn ihr zwar gemeinsam in einem Bereich arbeitet, aber nicht alle Personen dieselben Inhalte sehen sollen.

Wann brauchst du einen Zugriffsfilter?¶

Typische Fälle:

jemand soll nur Inhalte für einen bestimmten Kunden, ein Projekt oder einen Standort sehen
ein externer Zugriff soll auf einen klar abgegrenzten Teil des Wissens beschränkt bleiben
ein Team arbeitet gemeinsam in einem Space, braucht aber unterschiedliche Sichtbarkeiten
ein eingebetteter Assistent soll nur den fachlich passenden Kontext nutzen dürfen

Wie funktioniert das Prinzip?¶

Ein Zugriffsfilter folgt einer einfachen Denkweise:

Lege fest, welche Merkmale Inhalte haben müssen, damit sie sichtbar sein dürfen.
Halte die Regeln so einfach und nachvollziehbar wie möglich.
Prüfe die Regeln aus Sicht der Zielgruppe und nicht nur aus Sicht der Ersteller.

Für Endnutzer ist vor allem die fachliche Logik wichtig, nicht die technische Schreibweise.

Gute fachliche Fragen vor dem Einrichten¶

Bevor du einen Zugriffsfilter anlegst, kläre diese Punkte:

Welche Personengruppe soll welche Inhalte sehen?
Nach welchen fachlichen Merkmalen lassen sich Inhalte sauber unterscheiden?
Sind diese Merkmale in euren Inhalten zuverlässig gepflegt?
Ist ein eigener Space vielleicht einfacher als ein komplexer Filter?

Wenn diese Fragen nicht klar beantwortet sind, wird ein Zugriffsfilter schnell unübersichtlich oder fehleranfällig.

Wofür sich Zugriffsfilter gut eignen¶

Zugriffsfilter sind besonders sinnvoll, wenn:

dieselbe Struktur von mehreren Zielgruppen genutzt wird
Inhalte fachlich gut unterscheidbar sind
ein Zugang zeitlich oder inhaltlich begrenzt werden soll
der Assistent nur mit einem genau definierten Wissensausschnitt arbeiten soll

Wann du lieber einfacher startest¶

Ein Zugriffsfilter ist nicht immer die beste erste Lösung. Häufig ist etwas anderes einfacher:

eigener Space statt vieler Ausnahmen in einem gemeinsamen Space
klar getrennte Assistenten statt ein Assistent mit zu vielen Sonderfällen
saubere Ablagestruktur statt komplizierter Nachfilterung

Wenn ihr noch am Anfang steht, sind wenige klare Regeln besser als ein sehr feingranulares Modell.

Häufige Stolperfallen¶

Regeln sind fachlich nicht sauber abgestimmt
Inhalte tragen die nötigen Merkmale nicht konsistent
zu viele Sonderfälle werden in einen einzelnen Filter gepackt
niemand prüft regelmäßig, ob der Filter zur realen Nutzung noch passt

Empfehlungen für Teams¶

einigt euch auf wenige, klare Merkmale für Sichtbarkeit
verwendet überall dieselben Begriffe für Kunde, Projekt, Bereich oder Freigabestatus
testet die Sichtbarkeit immer mit realen Beispielnutzern
dokumentiert kurz, warum ein bestimmter Filter existiert
überprüft nach Änderungen an Rollen, Zielgruppen oder Datenquellen, ob der Filter noch passt

Wenn du Unterstützung brauchst¶

Wenn ihr für die technische Umsetzung konkrete Regel-Syntax braucht, sollte diese intern mit den verantwortlichen Personen für Integrationen oder Plattformbetrieb abgestimmt werden. Die öffentliche Doku konzentriert sich bewusst auf die fachliche Nutzung.