Dateien, Quellen und Werkzeuge¶

Im AI HUB kannst du Assistenten nicht nur mit Prompts steuern, sondern auch mit Unterlagen, angebundenen Quellen und zusätzlichen Werkzeugen unterstützen. Entscheidend ist, das richtige Mittel für den richtigen Zweck zu wählen.

Der einfache Unterschied¶

Dateien im Chat nutzt du für eine konkrete, einmalige Anfrage.
Dateien im Space nutzt du für Unterlagen, die länger verfügbar bleiben sollen.
Externe Quellen nutzt du für Inhalte, die außerhalb des AI HUB liegen und aktuell gehalten werden sollen.
Werkzeuge nutzt du, wenn ein Assistent nicht nur antworten, sondern auch mit zusätzlichen Funktionen arbeiten soll.

Dateien im Chat¶

Dateien im Chat sind ideal, wenn du spontan mit einem bestimmten Dokument, Bild oder PDF arbeiten willst.

Typische Beispiele:

ein Angebot prüfen
einen Screenshot erklären lassen
zwei Dateien vergleichen
einen Entwurf aus einer Präsentation erstellen

Das ist die beste Wahl für punktuelle Arbeit ohne dauerhafte Ablage.

Besonders nützlich ist das auch für:

Excel-Dateien, wenn du Kennzahlen, Listen oder Tabelleninhalte auswerten willst
Bilder und Screenshots, wenn der Assistent Inhalte erklären oder vergleichen soll
PDFs und längere Dokumente, wenn du schnelle Zusammenfassungen oder gezielte Rückfragen brauchst

Wichtig ist dabei:

gib nur die Unterlagen mit, die wirklich relevant sind
nenne klar, was geprüft, verglichen oder erstellt werden soll
entscheide anschließend bewusst, ob das Ergebnis nur für diesen Chat oder dauerhaft wichtig ist

Wenn die Datei bereits in deiner Ablage liegt, musst du sie oft nicht erneut hochladen. Nutze dann im Chat die Funktion Ablage durchsuchen, damit der Assistent vorhandene Inhalte aus deinem Bereich mit einbezieht.

Dateien im Space¶

Dateien im Space sind sinnvoll, wenn Unterlagen nicht nur für einen einzelnen Chat wichtig sind, sondern für einen Themenbereich, ein Team oder einen Assistenten dauerhaft bereitstehen sollen.

Das lohnt sich zum Beispiel für:

Vorlagen
Richtlinien
häufig genutzte Dokumente
interne Wissenssammlungen

Wenn du merkst, dass du dieselbe Datei in mehreren Chats immer wieder hochlädst, sollte sie meist in einen Space statt in einzelne Chats.

Zur Ablage gehören je nach Bereich nicht nur Dokumente, sondern auch Medien, Texte, Links und teils Memory. Das ist praktisch, wenn du Bilder, Screenshots, Notizen oder wichtige Verweise dauerhaft mit einem Thema oder Assistenten verbinden willst.

Eine einfache Merkhilfe:

Dokumente für klassische Unterlagen wie PDFs, Präsentationen oder Office-Dateien
Medien für Bilder, Grafiken oder visuelle Inhalte
Texte für kurze Hinweise, Notizen oder direkt gepflegte Inhalte
Links für wichtige Verweise auf externe Seiten oder Systeme
Memory für kurze Dinge, die sich ein Assistent dauerhaft merken soll
E-Mails und Postfächer für Inhalte, die über einen Nachrichteneingang laufen und direkt in Arbeitsabläufe übergehen sollen

Externe Quellen¶

Externe Quellen sind nützlich, wenn Inhalte nicht manuell hochgeladen werden sollen, sondern an ihrem Ursprungsort bleiben können.

Das ist besonders hilfreich, wenn:

Informationen regelmäßig aktualisiert werden
ganze Ordner oder externe Ablagen genutzt werden
der AI HUB mit bestehenden Wissensquellen arbeiten soll
eine Website oder Dokumentquelle nicht manuell Stück für Stück gepflegt werden soll

Externe Quellen eignen sich also eher für laufend gepflegte Inhalte als für einzelne Ad-hoc-Dateien.

Für Endnutzer ist dabei vor allem wichtig:

nutze Quellen für Inhalte, die an ihrem Ursprungsort gepflegt werden
rechne damit, dass eine Quelle eher ein dauerhafter Kontext als eine spontane Chat-Anlage ist
prüfe bei wichtigen Aussagen trotzdem, ob die Antwort zum aktuellen Stand passt
plane ein, dass Quellen je nach Einrichtung in festen Abständen aktualisiert werden und nicht jede Änderung sofort sichtbar sein muss

Wenn ihr Websites als Quelle nutzt, lohnt sich ein Blick darauf, welche Seiten tatsächlich aufgenommen wurden. So merkst du schneller, ob der relevante Bereich wirklich im Wissenskontext gelandet ist.

Wenn du Inhalte aus solchen Quellen im Chat verwenden willst, ist oft Ablage durchsuchen oder eine darauf gestützte Frage der einfachste Einstieg.

Wenn Inhalte typischerweise per E-Mail hereinkommen oder wieder per E-Mail hinausgehen sollen, ist statt einer klassischen Quelle oft ein eigener E-Mail-Prozess sinnvoll. Mehr dazu findest du unter E-Mails und Postfächer.

Werkzeuge¶

Werkzeuge erweitern, was ein Assistent tun kann. Sie sind dann relevant, wenn der Assistent nicht nur Text erzeugen, sondern auch mit zusätzlichen Funktionen oder angebundenen Systemen arbeiten soll.

Für Endnutzer ist vor allem wichtig:

Werkzeuge sollten nur aktiviert werden, wenn sie wirklich gebraucht werden.
Je klarer der Zweck, desto leichter ist die Nutzung im Alltag.
Werkzeuge ergänzen Wissen, ersetzen es aber nicht.

Je nach Einrichtung kann ein Werkzeug zum Beispiel für Web-Recherche, den Zugriff auf externe Systeme oder besondere Verarbeitungen genutzt werden. Für dich als Endnutzer zählt vor allem, dass der Einsatzzweck klar ist und das Ergebnis überprüfbar bleibt.

Werkzeuge und Quellen sind meist im Bereich Integrationen oder in den Einstellungen eines Assistenten beziehungsweise einer Gruppe sichtbar. Wenn du dort keine Änderungsmöglichkeit hast, liegt das meist an deiner Rolle. Dann ist der richtige Weg oft: Bedarf sauber benennen und die verantwortliche Person um Freischaltung oder Einrichtung bitten.

Wenn du nur Inhalte bereitstellen willst, brauchst du häufig gar kein Werkzeug, sondern nur einen passenden Space oder eine Quelle.

Wenn ihr mit eingebauten Fähigkeiten wie MDX im Chat, Ablage-Suche, Memory oder Web und Browser arbeitet, findest du dazu eine eigene Übersicht unter Integrierte MCP-Server.

Wenn du vor allem klären willst, ob eine Frage besser über Chat, Ablage oder Web beantwortet werden sollte, hilft dir zusätzlich Recherche und Analyse.

Die einfache Entscheidungshilfe¶

Wenn du zwischen Datei, Quelle und Werkzeug schwankst, hilft oft diese Frage:

Muss der Assistent etwas einmalig lesen? Dann starte mit einer Chat-Datei.
Muss er etwas dauerhaft wissen? Dann nutze einen Space oder eine Quelle.
Soll er vorhandene Inhalte aus deiner Ablage im aktuellen Chat einbeziehen? Dann nutze Ablage durchsuchen.
Muss er etwas aktiv tun oder auf ein weiteres System zugreifen? Dann kann ein Werkzeug sinnvoll sein.

Woran du erkennst, dass du noch kein Werkzeug brauchst¶

Oft reicht bereits eines dieser Mittel:

ein klar formulierter Prompt
eine Datei direkt im Chat
ein sauber gepflegter Space
eine externe Quelle mit aktuellem Inhalt

Ein zusätzliches Werkzeug lohnt sich meist erst dann, wenn der Assistent wirklich etwas tun oder auf ein weiteres System zugreifen soll, nicht nur etwas wissen soll.

Was du zuerst wählen solltest¶

Gehe möglichst in dieser Reihenfolge vor:

Reicht ein normaler Chat mit ein paar Dateien?
Braucht der Assistent dauerhaftes Wissen in einem Space?
Werden Inhalte regelmäßig aus einer externen Quelle gebraucht?
Fehlt wirklich eine zusätzliche Funktion oder Integration?

So vermeidest du unnötig komplexe Setups.

Welche Option wann passt¶

Nutze Chat-Dateien für spontane Einzelanfragen.
Nutze Space-Dateien für dauerhaft relevantes Material.
Nutze externe Quellen für Inhalte, die aktuell bleiben sollen.
Nutze Werkzeuge für zusätzliche Aktionen und Fähigkeiten.

Empfehlung für den Alltag¶

Beginne möglichst einfach: erst Chat, dann bei wiederkehrendem Bedarf Space-Dateien oder Quellen, und erst danach zusätzliche Werkzeuge. So bleibt dein Setup verständlich und gut pflegbar.