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Skills

Was Skills sind​

Skills sind wiederverwendbare Anleitungen für Assistenten.

Sie sorgen dafür, dass Aufgaben jedes Mal nach einem ähnlichen Ablauf und mit gleichbleibender Qualität ausgeführt werden, ohne dass du alles neu erklären musst.

Ein Skill beschreibt also nicht nur Wissen, sondern eine wiederverwendbare Arbeitsweise.

Typische Beispiele sind:

  • eine E-Mail im gewünschten Stil verfassen
  • ein Dokument nach einer festen Prüflogik prüfen und zusammenfassen
  • Angebote nach einer vorgegebenen Struktur erstellen
  • Berichte nach einem einheitlichen Muster aufbauen
  • Anfragen nach einem klaren Ablauf bearbeiten

Skills werden in der Ablage gespeichert und können dort erstellt, geteilt und bearbeitet werden.

Wofür sich Skills eignen​

Skills sind besonders nützlich, wenn du typische Aufgaben im Team immer nach derselben Logik ausführen möchtest.

Besonders geeignet sind sie für:

  • standardisierte Arbeitsabläufe
  • Vorlagen und Formulierungen
  • teamweite Best Practices
  • Aufgaben mit klaren Schritten
  • wiederkehrende Prüf- oder Freigabeprozesse

Typische Einsatzbeispiele​

Kommunikation und Reports

  • standardisierte E-Mail-Antworten
  • Texte an die Unternehmenssprache anpassen
  • Monatsberichte in festem Format erstellen

Angebote und Prozesse

  • Angebote mit vordefinierter Gliederung erstellen
  • Rechnungen nach Checkliste prüfen
  • Stellenausschreibungen nach standardisiertem Muster formulieren

Skills lohnen sich immer dann, wenn Qualität, Struktur und Wiederholbarkeit wichtig sind.

Woher Assistenten ihre Skills bekommen​

Ein Assistent nutzt alle Skills aus den Ablagen, auf die er Zugriff hat.

Persönlicher Assistent​

Der persönliche Assistent nutzt:

  • Skills aus deiner persönlichen Ablage
  • zusätzlich Skills aus Bereichen, auf die du Zugriff hast

Andere Assistenten​

Andere Assistenten nutzen:

  • Skills aus der jeweiligen Assistenten-Ablage
  • zusätzlich Skills aus angebundenen oder geteilten Gruppen und Bereichen

Dadurch kannst du Wissen und Arbeitsweisen zentral pflegen und an mehreren Stellen wiederverwenden.

Aktivierung von Skills​

Im persönlichen Assistenten sind Skills standardmäßig aktiv.

Bei anderen Assistenten kannst du die Nutzung von Skills in den Einstellungen aktivieren, wenn dieser Assistent mit standardisierten Prozessen arbeiten soll.

Wann du zuerst einen Chat und noch keinen Skill brauchst​

Nicht jede gute Formulierung braucht sofort einen Skill. Ein normaler Chat reicht, wenn:

  • du etwas erst ausprobierst
  • der Ablauf noch nicht stabil ist
  • die Aufgabe einmalig bleibt

Ein Skill lohnt sich erst, wenn die gleiche Arbeitsweise wiederholt gebraucht wird oder mehrere Personen konsistent arbeiten sollen.

Wann ein Skill besser ist als ein normaler Prompt​

Ein einzelner Prompt reicht oft für spontane Arbeit im Chat. Ein Skill ist besser, wenn:

  • dieselbe Anleitung mehrfach gebraucht wird
  • mehrere Personen konsistent arbeiten sollen
  • ein Assistent nach festen Regeln vorgehen soll
  • Wissen und Vorgehensweisen nicht nur in einem einzelnen Chat leben sollen

So erstellst du einen Skill​

Skills lassen sich auf zwei einfache Wege anlegen.

In der Ablage​

  1. Öffne die passende Ablage.
  2. Gehe in den Bereich Skills.
  3. Klicke im Skill-Widget auf +.
  4. Starte den neuen Chat zur Skill-Erstellung.
  5. Beschreibe Ziel, Ablauf und gewünschte Regeln möglichst konkret.

Direkt aus einem Chat​

Du kannst auch direkt im Chat sagen:

Erstelle mir einen neuen Skill für …

Der Assistent begleitet dich dann durch den Prozess.

Im persönlichen Assistenten kann es außerdem passieren, dass er dich automatisch auf einen sinnvollen neuen Skill hinweist, wenn sich ein Ablauf wiederholt.

So bearbeitest du Skills​

Skills lassen sich auf zwei Arten anpassen.

Im Chat​

Wenn du einen Skill im Chat nutzt und das Ergebnis nicht passt, kannst du die gewünschte Änderung direkt beschreiben und den Assistenten bitten, den Skill entsprechend anzupassen.

In der Ablage​

Du kannst Skills auch direkt in der Ablage öffnen, prüfen und manuell bearbeiten.

Das ist besonders sinnvoll, wenn ein Skill von mehreren Personen genutzt wird oder dauerhaft gepflegt werden soll.

So nutzt du Skills im Alltag​

Je nach Einrichtung nutzt ein Assistent passende Skills oft bereits automatisch, wenn sie zur Aufgabe passen.

Zusätzlich kannst du Skills gezielt anstoßen:

  • mit @Skillname im Chat
  • mit einer Formulierung wie Nutze den Skill …

Der Assistent folgt dann der hinterlegten Anleitung.

Das ist besonders hilfreich, wenn:

  • mehrere passende Arbeitsweisen vorhanden sind
  • du einen ganz bestimmten Stil oder Ablauf willst
  • du transparent machen willst, nach welcher Logik gearbeitet werden soll

Skill oder Wissen in der Ablage?​

Beides gehört oft zusammen, erfüllt aber nicht denselben Zweck:

  • Wissen in der Ablage beschreibt, was der Assistent kennen soll.
  • Ein Skill beschreibt, wie der Assistent vorgehen soll.

Wenn ein Assistent inhaltlich etwas wissen muss, reicht oft Wissen in der Ablage. Wenn er zusätzlich nach einer festen Logik arbeiten soll, lohnt sich ein Skill.

Skills mehrfach im selben Chat nutzen​

Ein Skill ist nicht nur für einen einzigen Aufruf gedacht. Wenn derselbe Ablauf in einem Chat mehrfach gebraucht wird, kannst du ihn erneut verwenden, zum Beispiel um mehrere Texte nacheinander nach derselben Logik zu prüfen oder umzuschreiben.

Das ist besonders praktisch, wenn:

  • du mehrere Varianten vergleichen willst
  • derselbe Stil oder Prüfprozess für mehrere Inhalte gilt
  • du schrittweise mit demselben Skill weiterarbeitest

Was einen guten Skill ausmacht​

  • Er beschreibt ein klares Ziel.
  • Er enthält konkrete Schritte oder Regeln.
  • Er nutzt eindeutige Begriffe statt Insiderwissen.
  • Er wird gepflegt, wenn sich der Prozess ändert.

Pflege im Alltag​

Skills bleiben nur dann nützlich, wenn sie aktuell sind. Prüfe sie deshalb regelmäßig, wenn:

  • sich Prozesse ändern
  • neue Formulierungen oder Standards gelten
  • der Assistent wiederholt an denselben Stellen falsch abbiegt

Wenn Skills in einer geteilten Ablage liegen, sollten Verbesserungen möglichst dort gepflegt werden, wo alle Beteiligten davon profitieren. So entstehen weniger Duplikate und Teams arbeiten konsistenter.

Kurz gesagt​

  • Skills sind gespeicherte, wiederverwendbare Arbeitsanweisungen.
  • Sie eignen sich für standardisierte Kommunikation, Vorlagen und Abläufe.
  • Assistenten nutzen Skills aus den Ablagen, auf die sie Zugriff haben.
  • Im persönlichen Assistenten sind Skills standardmäßig aktiv.
  • Du kannst Skills automatisch oder gezielt im Chat nutzen.

Skills machen aus einem Assistenten einen verlässlichen Helfer für wiederkehrende Aufgaben.

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