Dateien, Quellen und Werkzeuge

Im CLYE AI kannst du Assistenten nicht nur mit Prompts steuern, sondern auch mit Unterlagen, angebundenen Quellen und zusätzlichen Werkzeugen unterstützen. Entscheidend ist, das richtige Mittel für den richtigen Zweck zu wählen.

Der einfache Unterschied

• Dateien im Chat nutzt du für eine konkrete, einmalige Anfrage.
• Dateien im Space nutzt du für Unterlagen, die länger verfügbar bleiben sollen.
• Externe Quellen nutzt du für Inhalte, die außerhalb des CLYE AI liegen und aktuell gehalten werden sollen.
• Werkzeuge nutzt du, wenn ein Assistent nicht nur antworten, sondern auch mit zusätzlichen Funktionen arbeiten soll.

Dateien im Chat

Dateien im Chat sind ideal, wenn du spontan mit einem bestimmten Dokument, Bild oder PDF arbeiten willst.

Typische Beispiele:

• ein Angebot prüfen
• einen Screenshot erklären lassen
• zwei Dateien vergleichen
• einen Entwurf aus einer Präsentation erstellen

Das ist die beste Wahl für punktuelle Arbeit ohne dauerhafte Ablage.

Besonders nützlich ist das auch für:

• Excel-Dateien, wenn du Kennzahlen, Listen oder Tabelleninhalte auswerten willst
• Bilder und Screenshots, wenn der Assistent Inhalte erklären oder vergleichen soll
• PDFs, Word-, PowerPoint-, MSG- oder EML-Dateien, wenn du schnelle Zusammenfassungen, gezielte Rückfragen oder Mail-Analysen brauchst

Bei Dokumentformaten wie PDF, Word, PowerPoint sowie Mail-Dateien wie MSG und EML kann CLYE AI im Chat zusätzlich mit dem aufbereiteten Inhalts- und Chunk-Text der hochgeladenen Datei arbeiten. Dadurch bleiben viele Analyse- und Frage-Antwort-Fälle möglich, auch wenn das verwendete Modell den Dateityp nicht als natives Dokumentformat verarbeitet. .eml-Dateien werden dabei wie .msg über Extraktion und indexierten Inhalt verarbeitet, statt nur als einfacher Text direkt im Chat zu landen.

Wenn du eine Datei in der Vorschau oder im Canvas öffnest, bleibt die Anzeige bei PDFs jetzt auch bei Übergängen und beim Ein- oder Ausblenden der vertikalen Scrollbar stabiler. Dadurch flackert die PDF-Vorschau deutlich seltener und Seiten werden nicht unnötig neu gerendert.

In der PDF-Vorschau stehen dir native Zoom-Bedienelemente direkt in derselben Tab-Zeile wie die geöffneten Dateien zur Verfügung. Du kannst mit Plus und Minus zoomen, per Klick auf die Prozentanzeige sofort auf 100 % zurücksetzen und mit Strg + Mausrad beziehungsweise Ctrl + Mausrad direkt die Vorschau statt der Browser-Seite zoomen. Auch weitere Aktionen wie Neu laden, Speichern oder In neuem Tab öffnen sitzen dort wieder rechts neben den Tabs, statt in einer zusätzlichen zweiten Leiste über der Vorschau.

Wenn mehrere PDF-Dateien oder Canvas-Tabs geöffnet sind, merkt sich CLYE AI den Zoomstand pro Tab getrennt. Gezoomte Seiten lassen sich ziehen; im Vollbild bleibt das Dokument unterhalb von 100 % zentriert und lässt sich bei stärkerem Zoom auch horizontal verschieben. Weil die zusätzliche Aktionsleiste entfällt, bleibt dabei etwas mehr vertikaler Platz für die eigentliche Vorschau.

Klickst du in der Dateivorschau auf den transparenten Hintergrund außerhalb des eigentlichen Dokuments und der Bedienelemente, schließt CLYE AI die Vorschau jetzt direkt. Klicks im Dokument oder auf Steuerelemente der Vorschau lassen die Ansicht dagegen weiter offen.

Wichtig ist dabei:

• gib nur die Unterlagen mit, die wirklich relevant sind
• nenne klar, was geprüft, verglichen oder erstellt werden soll
• entscheide anschließend bewusst, ob das Ergebnis nur für diesen Chat oder dauerhaft wichtig ist

Wenn ein Werkzeug im Chat neue Dateien erzeugt, erscheinen diese direkt als Anhänge an der passenden Stelle der Antwort. Besonders bei CSV-Dateien ist das hilfreich: Solche tabellarischen Ergebnisse werden im Chat jetzt gezielter als Anhang zur zugehörigen Tool-Antwort gezeigt statt als unklarer zusätzlicher Datei-Chip im Nachrichtenfluss.

Auch normale Nutzer-Nachrichten mit Dateianhängen bleiben im Verlauf jetzt verständlicher, wenn du keinen Begleittext eingibst: Statt einer scheinbar leeren Nachricht zeigt CLYE AI dafür automatisch klickbare Markdown-Links auf die angehängten Dateien an. Bei mehreren Dateien erscheint pro Anhang ein eigener Link. Eigener Nachrichtentext wird dabei nicht überschrieben.

CSV-Dateien lassen sich in der Dateivorschau direkt als Tabelle lesen. Wenn du eine CSV-Datei im Canvas öffnest, erscheint sie jetzt als interaktive Tabelle mit Sortieren, Gruppieren, horizontalem Scrollen und anpassbaren Spaltenbreiten. Für größere Dateien zeigt CLYE AI zunächst eine gekürzte Vorschau mit einem Teil der Zeilen und Spalten; zum vollständigen Arbeiten nutzt du weiter den Download der Datei.

Ist die CSV-Datei im Canvas schreibbar, kannst du außerdem direkt in Zellen Werte anpassen und die Änderungen über den normalen Speichern-Ablauf des Canvas sichern. Normale Uploads ohne Schreibrecht bleiben weiterhin nur lesbar.

Wenn die Datei bereits in deiner Ablage liegt, musst du sie oft nicht erneut hochladen. Nutze dann im Chat die Funktion Ablage durchsuchen, damit der Assistent vorhandene Inhalte aus deinem Bereich mit einbezieht.

Dateien im Space

Dateien im Space sind sinnvoll, wenn Unterlagen nicht nur für einen einzelnen Chat wichtig sind, sondern für einen Themenbereich, ein Team oder einen Assistenten dauerhaft bereitstehen sollen.

Das lohnt sich zum Beispiel für:

• Vorlagen
• Richtlinien
• häufig genutzte Dokumente
• interne Wissenssammlungen

Wenn du merkst, dass du dieselbe Datei in mehreren Chats immer wieder hochlädst, sollte sie meist in einen Space statt in einzelne Chats.

Wichtig für die Abgrenzung: Wenn du ein Dokument später in der Dokumente-Ablage löschst, entfernt CLYE AI damit nicht automatisch rückwirkend alle bestehenden Chat-Datei-Bezüge. Bereits verknüpfte Chats behalten ihre Referenz, bis die Datei auch dort bewusst entfernt wird.

Zur Ablage gehören je nach Bereich nicht nur Dokumente, sondern auch Medien, Texte, Links und teils Memory. Das ist praktisch, wenn du Bilder, Screenshots, Notizen oder wichtige Verweise dauerhaft mit einem Thema oder Assistenten verbinden willst.

Eine einfache Merkhilfe:

• Dokumente für klassische Unterlagen wie PDFs, Präsentationen oder Office-Dateien
• Medien für Bilder, Grafiken oder visuelle Inhalte
• Texte für kurze Hinweise, Notizen oder direkt gepflegte Inhalte
• Links für wichtige Verweise auf externe Seiten oder Systeme
• Memory für kurze Dinge, die sich ein Assistent dauerhaft merken soll
• E-Mails und Postfächer für Inhalte, die über einen Nachrichteneingang laufen und direkt in Arbeitsabläufe übergehen sollen

Externe Quellen

Externe Quellen sind nützlich, wenn Inhalte nicht manuell hochgeladen werden sollen, sondern an ihrem Ursprungsort bleiben können.

Das ist besonders hilfreich, wenn:

• Informationen regelmäßig aktualisiert werden
• ganze Ordner oder externe Ablagen genutzt werden
• der CLYE AI mit bestehenden Wissensquellen arbeiten soll
• eine Website oder Dokumentquelle nicht manuell Stück für Stück gepflegt werden soll

Externe Quellen eignen sich also eher für laufend gepflegte Inhalte als für einzelne Ad-hoc-Dateien.

Für Endnutzer ist dabei vor allem wichtig:

• nutze Quellen für Inhalte, die an ihrem Ursprungsort gepflegt werden
• rechne damit, dass eine Quelle eher ein dauerhafter Kontext als eine spontane Chat-Anlage ist
• prüfe bei wichtigen Aussagen trotzdem, ob die Antwort zum aktuellen Stand passt
• plane ein, dass Quellen je nach Einrichtung in festen Abständen aktualisiert werden und nicht jede Änderung sofort sichtbar sein muss

Wenn ihr Websites als Quelle nutzt, lohnt sich ein Blick darauf, welche Seiten tatsächlich aufgenommen wurden. So merkst du schneller, ob der relevante Bereich wirklich im Wissenskontext gelandet ist.

Wenn du Inhalte aus solchen Quellen im Chat verwenden willst, ist oft Ablage durchsuchen oder eine darauf gestützte Frage der einfachste Einstieg.

Wenn Inhalte typischerweise per E-Mail hereinkommen oder wieder per E-Mail hinausgehen sollen, ist statt einer klassischen Quelle oft ein eigener E-Mail-Prozess sinnvoll. Mehr dazu findest du unter E-Mails und Postfächer.

Wenn ihr Inhalte über ein Dateisystem oder ein OKF-Bundle strukturiert, kann zusätzlich eine index.md pro Ordner sinnvoll sein. Darin kannst du einen kurzen erklärenden Einstiegstext pflegen. In Konzept-Ordnern bleibt die eigentliche Liste der enthaltenen Unterordner und Wissensinhalte trotzdem weiter automatisch sichtbar. Reine Upload-Dateien erscheinen dabei nicht als eigene Konzept-Einträge in solchen Übersichten. Eine reine Linkliste ohne eigenen Einführungstext bringt dafür keinen Zusatznutzen und wird nicht als eigener Inhalt übernommen.

Werkzeuge

Werkzeuge erweitern, was ein Assistent tun kann. Sie sind dann relevant, wenn der Assistent nicht nur Text erzeugen, sondern auch mit zusätzlichen Funktionen oder angebundenen Systemen arbeiten soll.

Für Endnutzer ist vor allem wichtig:

• Werkzeuge sollten nur aktiviert werden, wenn sie wirklich gebraucht werden.
• Je klarer der Zweck, desto leichter ist die Nutzung im Alltag.
• Werkzeuge ergänzen Wissen, ersetzen es aber nicht.

Je nach Einrichtung kann ein Werkzeug zum Beispiel für Web-Recherche, den Zugriff auf externe Systeme oder besondere Verarbeitungen genutzt werden. Für dich als Endnutzer zählt vor allem, dass der Einsatzzweck klar ist und das Ergebnis überprüfbar bleibt.

Werkzeuge und Quellen sind meist im Bereich Agent Plugins, Datenbanken oder in den Einstellungen eines Assistenten beziehungsweise einer Gruppe sichtbar. Wenn du dort keine Änderungsmöglichkeit hast, liegt das meist an deiner Rolle. Dann ist der richtige Weg oft: Bedarf sauber benennen und die verantwortliche Person um Freischaltung oder Einrichtung bitten.

Wenn du nur Inhalte bereitstellen willst, brauchst du häufig gar kein Werkzeug, sondern nur einen passenden Space oder eine Quelle.

Wenn ihr mit eingebauten Fähigkeiten wie MDX im Chat, Ablage-Suche, Memory oder Web und Browser arbeitet, findest du dazu eine eigene Übersicht unter Integrierte MCP-Server.

Wenn du vor allem klären willst, ob eine Frage besser über Chat, Ablage oder Web beantwortet werden sollte, hilft dir zusätzlich Recherche und Analyse.

Die einfache Entscheidungshilfe

Wenn du zwischen Datei, Quelle und Werkzeug schwankst, hilft oft diese Frage:

• Muss der Assistent etwas einmalig lesen? Dann starte mit einer Chat-Datei.
• Muss er etwas dauerhaft wissen? Dann nutze einen Space oder eine Quelle.
• Soll er vorhandene Inhalte aus deiner Ablage im aktuellen Chat einbeziehen? Dann nutze Ablage durchsuchen.
• Muss er etwas aktiv tun oder auf ein weiteres System zugreifen? Dann kann ein Werkzeug sinnvoll sein.

Woran du erkennst, dass du noch kein Werkzeug brauchst

Oft reicht bereits eines dieser Mittel:

• ein klar formulierter Prompt
• eine Datei direkt im Chat
• ein sauber gepflegter Space
• eine externe Quelle mit aktuellem Inhalt

Ein zusätzliches Werkzeug lohnt sich meist erst dann, wenn der Assistent wirklich etwas tun oder auf ein weiteres System zugreifen soll, nicht nur etwas wissen soll.

Was du zuerst wählen solltest

Gehe möglichst in dieser Reihenfolge vor:

1. Reicht ein normaler Chat mit ein paar Dateien?
2. Braucht der Assistent dauerhaftes Wissen in einem Space?
3. Werden Inhalte regelmäßig aus einer externen Quelle gebraucht?
4. Fehlt wirklich eine zusätzliche Funktion oder Integration?

So vermeidest du unnötig komplexe Setups.

Welche Option wann passt

• Nutze Chat-Dateien für spontane Einzelanfragen.
• Nutze Space-Dateien für dauerhaft relevantes Material.
• Nutze externe Quellen für Inhalte, die aktuell bleiben sollen.
• Nutze Werkzeuge für zusätzliche Aktionen und Fähigkeiten.

Empfehlung für den Alltag

Beginne möglichst einfach: erst Chat, dann bei wiederkehrendem Bedarf Space-Dateien oder Quellen, und erst danach zusätzliche Werkzeuge. So bleibt dein Setup verständlich und gut pflegbar.